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Consiguiendo un PO Box en España para cumplir con el RGPD

on Sat Aug 01 2020

Podemos conocerlo por distintos nombres: PO Box, Mailbox, Apartado de correos, Buzón postal privado, etcétera. Y no es más que un buzón en el que podemos recibir cartas o paquetes (dependiendo del tamaño del buzón) por correo postal convencional.

El objetivo de contratar un buzón postal en este caso, es poder comunicar públicamente una dirección a la que terceras personas puedan enviarnos correspondencia, sin necesidad de tener que comunicar la dirección de nuestra vivienda habitual.

¿Por qué necesitamos un buzón postal adicional para cumplir con la RGPD y/o la LSSI?

La Ley de Servicios de la Sociedad de la Información obliga a los titulares de aquellos sitios web que queden bajo la regulación de la citada Ley, a disponer sus datos identificativos y de contacto públicamente en el aviso legal del sitio web.

De igual forma, para dar cumplimiento al deber de información recogido en el RGPD, en el caso de tratar datos de carácter personal, el responsable del tratamiento debe reflejar en la política de privacidad sus datos identificativos y de contacto, siendo recomendable incluir medios de contacto tanto electrónicos, como convencionales.

A este respecto, no suele existir problema cuando nos encontramos en un caso de una empresa o autónomo que dispone de oficina propia. No obstante, cuando el responsable de los datos o titular del sitio web es un particular o autónomo que realiza la actividad desde su residencia habitual (o como nómada digital), no es factible ni viable incluir la dirección de nuestra residencia.

Ello es principalmente por el riesgo que supone publicar datos de nuestra persona tan concretos en Internet, dónde nuestro sitio web puede ser indexado, clonado, archivado, y sometido a algoritmos automatizados que se valgan de nuestros datos para acabar generándonos algún tipo de perjuicio.

¿Y si no quiero dar mis datos de contacto?

Puede que te parezca excesivo tener que dar tanta información sobre ti mismo sólo para un blog personal en el que publicas tu opinión. ¿Si esa persona te va a informar sólo su correo electrónico, por qué tú deberías identificarte por completo?

Pero en síntesis, y como indica Marina Brocca en su blog, no podemos pedirle a alguien, encapuchados y con pasamontañas, que nos dé sus datos sin decirle antes quienes somos, y para qué vamos a utilizar esos datos.

Los datos personales identifican en menor o mayor medida a sus titulares, y lo mínimo que se puede esperar cuando te estás identificando total o parcialmente, es saber ante quien lo estás haciendo, y conocer como puedes contactarle si por cualquier motivo algún día crees que ha usado indebidamente tus datos, o no quieres que los siga teniendo.

Por eso es necesario cumplir con el deber de información, y ofrecer dentro de las posibilidades y de los requisitos que marca la ley, toda la información que sea posible al interesado, de forma transparente y clara.

Contratando el buzón postal

Si queremos cumplir con la ley sin publicar la dirección de nuestra residencia habitual, tendremos pues que buscar una alternativa, y esta alternativa puede ser la contratación de un buzón postal o apartado de correos.

Gracias a estos buzones postales, recibiremos correspondencia en ellos sin ningún tipo de preocupación. Dependiendo del buzón que contratemos y con quien lo contratemos, también podremos comprobar si se han recibido nuevas cartas a través de Internet, de una aplicación, o en las soluciones menos avanzadas, mediante una llamada telefónica. De esta forma, sólo nos desplazaremos al lugar en el que recibamos la correspondencia cuando realmente hayamos recibido nuevas cartas.

Además, existen servicios que no sólo nos permiten alquilar un buzón, sino que cuando recibimos correspondencia nos permiten autorizarles para que la abran, la escaneen, y nos la envíen por correo electrónico o a través de una aplicación, de forma que evitemos cualquier tipo de desplazamiento hacia el lugar dónde se encuentra físicamente el buzón postal.

¿Y por cuál nos decantamos? En este caso concreto vamos a alquilar un buzón en España. Si quisiéramos alquilarlo, por ejemplo, en Estados Unidos, el proceso sería más sencillo, ya que el Servicio Postal de los Estados Unidos permite la contratación de PO Boxes a través de su página web. Además existen muchas empresas privadas que ofrecen estos servicios en Estados Unidos, y que permiten contratación por Internet, pero lamentablemente no existen tantas en España.

Apartado de Correos

En España, Correos ofrece la posibilidad de contratar un apartado de correos en modalidad estándar (sólo podemos recoger los envíos en las oficinas de correos, en horario de oficina), o en modalidad 24/7 (el casillero de correo se encuentra situado en el exterior de la oficina, y podemos acceder a él a cualquier hora).

En ambos casos, si proporcionamos nuestro número de teléfono móvil, deberían avisarnos cada vez que recibimos correspondencia.

Mediante la modalidad de contratación anual, y en el tamaño más pequeño, el precio se sitúa a día de hoy en 75,5 € para la modalidad estándar y 88 € para la modalidad 24/7. Esto son unos 7 € al mes, o una cuenta de Netflix estándar, no es lo más caro del mundo, teniendo en cuenta que es un servicio público que debería ofrecernos cierta profesionalidad, no obstante se echan en falta otros servicios que permitan por ejemplo el reenvío de la correspondencia a otra dirección, o la lectura de las cartas a través de una app, previo escaneo autorizado por parte del personal de Correos.

Buzón privado de MAIL BOXES ETC

Si el precio del apartado de correos nos parece excesivo, podemos recurrir a empresas privadas que ofrecen servicios de alquiler de buzones privados. Un ejemplo de éstas es MAIL BOXES ETC, una franquicia que además de diversas soluciones de logística, ofrecen (como indica su nombre) el servicio de alquiler de buzones privados.

Al ser una empresa de que se articula mediante franquicias, es muy sencillo que tengamos una cerca de casa. En mi caso, acudí a una de mi misma ciudad (sin duda eché en falta poder realizar la contratación por Internet), y por un precio de alrededor de 60€ al año, pude alquilar un buzón de correo privado de tamaño grande. Recordemos que en el caso del apartado de correos, el apartado pequeño ya se situaba entre los 70 y 80 euros.

En caso de recibir correspondencia nuestra oficina de MAIL BOXES ETC nos enviará un correo electrónico, con lo que nuevamente, se echan en falta algunas opciones adicionales, pero es suficiente para evitar tener que desplazarnos constantemente para verificar si hemos recibido correspondencia sin saber si encontraremos el buzón vacío al llegar.

Por último, en algunos locales disponen de un espacio abierto 24/7, donde se encuentran los buzones, con la finalidad de que el interesado pueda acceder a su buzón aun cuando no se encuentre en horario de oficina.

Otras opciones

Si disponemos de un espacio de coworking, una gestoría o un servicio similar, muchas veces también podemos optar a que este tipo de correspondencia legal la recibamos ahí.

En síntesis, mientras proveamos una dirección postal completa y válida, y ofrezcamos también otros medios de contacto digitales, ya estaremos proporcionando al interesado información de contacto suficiente.

Selección final

En mi caso, finalmente opté por contactar con la franquicia de MAIL BOXES ETC más cercana a mi casa, y contraté finalmente el buzón privado de correo cuya dirección ya he incluído en la política de privacidad de algunas webs personales que administro.

Recordad que, en síntesis, cuando redactamos nuestra política de privacidad nos estamos dirigiendo a las personas de quienes tratamos sus datos personales, para explicarles por qué, de qué forma, durante cuánto tiempo, y con quien vamos a tratar sus datos. Intentamos ser claros y concisos: Atrás quedaron aquellas políticas de privacidad interminables, que referían constantemente a textos legales, y en definitiva eran incomprensibles.

El usuario nos otorga su confianza cuando nos envía sus datos para que los tratemos, y a tal confianza debemos responder cumpliendo con la ley, siendo transparentes y facilitándole cualquier trámite e información que pueda querer realizar y esté relacionado con sus datos personales.

Personalmente espero lo mismo cuando me doy de alta en un servicio. Sencillamente ni más ni menos: Saber quien trata mis datos, para qué, y que me consulten cuando sea necesario. Y dado que es lo que espero, intento ser muy meticuloso cuando despliego servicios o webs en Internet, aunque éstos sean a título personal y sin recibir contraprestación económica.

By Oriol Egea, 2016 - 2020, (CC BY-SA 4.0)